Program sekretarit został wyposażony w prosty w obsłudze moduł korespondencji seryjnej. Na podstawie wcześniej zdefiniowanego szablonu pisma możemy otrzymać całą serię dokumentów wypełnionych danymi wybranych uczniów lub nauczycieli. Jednocześnie w prosty sposób można tworzyć formy zróżnicowane ze względu na płeć. Aby w treści pisma zostało wpisane nazwisko wybranego ucznia w odpowiednim miejscu dokumentu musimy umieścić w nawiasach "<<", ">>" nazwę pola odpowiedzialnego za nazwisko: <<nazwisko>>. Dla uczniów zaplanowano następujące pola:
- plec - m - mężczyzna, k - kobieta,
- nazwisko
- imie
- imie2 - drugie imię
- pesel
- data_ur - data urodzenia
- msc_ur - miejsce urodzenia (np. Warszawa)
- msc_ur_m - miejscownik miejsca urodzenia (np. Warszawie)
- poziom - poziom klasy (np. 2)
- symbol - symbol klasy (np. c)
- nr_dz - numer ucznia w dzienniku
- nr_ku - numer ucznia w księdze ucznia
- nr_leg - numer legitymacji
- klasa - pełna nazwa klasy (np. 1a)
- kod_klasy (przeważnie wielka pierwsza litera symbolu klasy)
Na forum można zgłaszać potrzebę wprowadzenia kolejnych pól korespondencji seryjnej, pamiętając jednak, że aby móc z nich w przyszłości skorzystać, trzeba będzie najpierw wprowadzić w programie odpowiednie dane.
Zapis <<forma1/forma2>> oznacza wstawienie w tym miejscu tekstu forma1 dla mężczyzny lub forma2 dla kobiety. Obok zamieszczono przykładowy plik obrazujący przedstawione zasady tworzenia szablonów korespondencji seryjnej. Na pierwszej stronie pokazano wygląd szablonu, trzy kolejne strony obrazują efekt pracy programu.
Fragment tekstu zapisany pomiędzy dwuznakami {{ i }} zostanie powtórzony dla każdego wybranego ucznia. W szczególności jeśli pomiędzy tymi dwuznakami umieścimy pole korespondencji seryjnej (między znakami << i >>) w każdym powtórzeniu tego fragmentu zostaną wstawione dane dla kolejnego ucznia. W ten sposób możemy tworzyć listy uczniów. Przykład takiej listy został podany w dokumencie Lista klasy.doc, który instaluje się razem z programem. Gdy użyjemy pola korespondencji seryjnej przed wystąpieniem dwuznaku << zostaną w nim wstawione dane pierwszego ucznia, natomiast po >> - ostatniego. W ten sposób w dokumencie Lista klasy.doc została wpisana nazwa klasy. Jeżeli chcemy, aby kolejni uczniowie zostali wypisani w tabeli, wiersz z danymi, który ma być powtórzony dla każdego ucznia, musi rozpocząć się od << a zakończyć >>.
Propozycje szablonów pism proszę nadsyłać na podany pod artykułem adres email.
Zarządzanie korespondencją seryjną
Okienko zarządzania korespondencją seryjną wywołujemy przyciskiem Druki.
Wzory dokumentów mogą być grupowane w kategoriach, wstępnie są utworzone dwie kategorie: Nauczyciele oraz Uczniowie zawarte w kategorii głównej Druki.
Po kliknięciu prawym przyciskiem myszki na nazwie kategorii pojawia się menu kontekstowe pozwalające dodać nową kategorię wewnątrz aktualnie wybranej, utworzyć w wybranej kategorii nowe, czyste pismo lub wkleić wcześniej skopiowane do schowka pismo. Liczba kategorii oraz głębokość ich zagłębiania się nie jest ograniczona. Kategorie to nic innego jak foldery na dysku, które mogą zawierać inne foldery lub pliki, czyli wzory pism. Wklejając wzór pisma ze schowka lub tworząc nowe jesteśmy proszeni o podanie nazwy pisma. Nie musimy dodawać rozszerzenia doc lub docx, domyślnie zostanie dopisane rozszerzenie doc.
Klikając prawym przyciskiem myszki na nazwie dokumentu wywołamy menu kontekstowe z operacjami, jakie możemy wykonać na dokumencie.
Edytuj pismo otwiera do edycji wybrany szablon dokumentu.
Kopiuj - kopiuje do schowka wybrany szablon dokumentu, który następnie można wklejać w tej samej lub innej kategorii pism. Służy do tworzenia nowych szablonów na podstawie już istniejących.
Usuń - usuwa wybrany szablon pisma.
Scalaj oznacza utworzenie dokumentu korespondencji seryjnej dla wszystkich zaznaczonych na liście uczniów. Wynikiem jest otwarty w edytorze word dokument, który możemy następnie edytować, zapisać lub wydrukować. Po wybraniu tej opcji otworzy się czysty dokument o nazwie Seria.doc, a w nim ostrzeżenie o zabezpieczeniach.
Klikamy w "Opcje..."
W okienku Alert zabezpieczeń zaznaczmy opcję "Włącz tę zawartość" i zatwierdzamy OK. Istnieje możliwość wyłączenia na stałe pojawiania się komunikatów o zabezpieczeniach. W tym celu wybieramy na dole okienka Otwórz Centrum zaufania, gdzie wchodzimy w Zaufane lokalizacje. Przyciskiem Dodaj nową lokalizację... wywołujemy okienko, w którym wpisujemy ścieżkę do naszego pliku. Ścieżkę do pliku można skopiować do schowka wybierając w programie Sekretariat opcję Ścieżka do danych w menu Narzędzia.